みなさんこんにちは、大学生ブロガーのいぶきです。
最近、大学院に進学して一番変わったなと思ったのが「メールのやり取りがアホみたいに多くなった」ことです。
あれって、言葉遣いをどの程度丁寧にしたらいいかとか、かなり迷いますよね。
そこで、この記事では教授やレポートの提出がある先生、お世話になっている准教授の先生などへのメールの書き方についてここ最近の経験をまとめてみたいと思います。
ぜひ参考にしてみてください。
目次 (クリックでジャンプ)
メールを出す際に一番大切なこと
さて、まずは「メールを出す際に一番大切なこと」を3つ紹介したいと思います。それは次の3つです。(1番大切と言っておいて3つあるというね…)
- レスポンスはとにかく早くすること
- わかりやすい文章を心がけること
- 教授は文章をキチンと読んでいないことを理解すること
それぞれ1つ1つ説明したいと思います。
レスポンスを早くすること
レスポンスを早くするのはとにかく大切なことです。メールの返信が早くて悪く言われることはほとんどありません。
逆に、「このメールは後で書こう」とか思っていると、どんどん状況は悪い方向へ流れて行ってしまいます。
面倒でも、スグに早く返信すること。これが重要です。
わかりやすい文章を心がけること
教授へのメールに限りませんが、とにかく文章はわかりやすくすることが大切です。なぜかというと、あとでも書きますが「教授はきちんとメールを読んでいないから」です。
理想を言うと、ぱっとみただけで内容がスッと頭に入ってくるようにすること。特に「件名」と「出だし」がものすごい重要です。
わかりづらい文章は、敬語がなってないものより嫌われる傾向にあります。(ウチの教授陣だけかもしれませんが…)
とにかく簡潔に。わかりやすくがテーマです。
教授は文章をキチンと見ていないことを知ること
教授なんだから多少わかりにくくてもしっかりと読んでくれるだろう、と思ってメールを書いているアナタは要注意です。
教授クラスの人物になると、毎日数十件のメールチェックをしています。ひどいときは、1日で500件近いメールが来るそうです。
なので、割とパッと見てどんな内容かとか判断しています。正直、敬語の間違いとか全く気にしていないと思います。
なので、わかりやすく完結に書くことが大切なのです。
教授へのメールの書き方
それでは、さっそく教授へのメールの書き方について紹介していきたいと思います。最初の方では「件名」や「挨拶」などをそれぞれの書き方を見ていきます。
「件名」は超重要なので1番時間をかけるべし
件名はよく「迷惑メールと間違えないため」にあると思っているひとがいます。
でも、件名の重要なポイントはほんとうはそこではなく、「どんな内容かをあらかじめ頭にいれてもらう」ことです。
たとえば、「7/22 の構造力学 授業レポート 再提出のメール」と書いておけば、大体の内容は読まなくてもわかりますよね。
そんな感じで、とにかく相手の負担を減らしてあげるようなメールの件名を心がけてください。具体的な例としては、
- 学会の予稿の添削をお願いしたいです
- 5/23 地理学続論のレポートの提出
- 6/25 開催のゼミの飲み会の参加の可否について
注意点としては、ここで「前回の」とか「今週の」とか言うワードをなるべくつかわないようにすることです。
特別な場合を除いては具体的な日時などを書いておいたほうが良いでしょう。
書き出しは名前と所属を名乗るべし
メールの書き出しは、ほぼワンパターンです。
こんな感じ。
〇〇大学△△研究科
□□ □□先生
お世話になっております。〇〇大学☆☆学部のいぶきです。
これだけ。
冒頭の「お世話になっています」は、まぁテンプレみたいなものです。特にお世話になっていなくてもつけておくのが良いでしょう。
あとは「〇〇大学☆☆学部」 の部分は、送る先生との関係性がわかる自己紹介が良いでしょう。授業を受けている人なら、「火曜3限の構造力学IIを受講しているいぶきです」のような感じですね。
こうした自己紹介も、相手にどんなメールかというのをパッとわかってもらうのに役立ちます。
「内容」は短文を重ねてわかりやすく書くべし
いよいよ「内容」に入ります。何回も言っていますが、ここも「わかりやすく」書くことが鉄則になります。
では、どうやってわかりやすくするかというと、それは「短文を重ねる」ことです。
文章をだらだらと書いていると、「結局、何を言ってるんだっけ？」となってしまいがちです。重要なことがどこに書いてあるかよくわからないというのは、サイアクのメールです。
なので、伝えたいことはできるだけ短い文章でスパッと区切ってしまいましょう。そして、それをいくつかつなげてメールにするのです。
実際には、こんな感じ。
- 応用物理学会の予稿を下書きしてみました。細かい英語のニュアンスと5p 以降の内容が不安です。添削をお願いしたいです。
- 5/22 締め切りの課題を本メールにて送付いたします。
- 6/25 にゼミ飲み会を開催いたします。先生にはぜひ参加していただきたいと思います。ご都合はつきますでしょうか？
こんな感じで、なるべく短い文章をつなげるとわかりやすさが増します。ぜひ試してみてください。
最後は相手のアクションを書くと良い
締めの前に重要なのが、「メールを受け取った相手はどうしたら良いのかを書く」ことです。
例えば、ただ「予稿の確認をする」と言っても、「予稿を読んで添削をして返信してほしい」のか「予稿はこれでいくというO.K. が欲しいのか」はわかりません。
なので、必ず
- 5/26 日までに予稿の添削をお願いしたいです。
- 「参加」か「不参加」かのいずれかの返信をお願いしたいと思います。
などの相手が取るべきリアクションを書いておくと良いでしょう。
最後は必ず「よろしくお願いします」
そして、最後の「よろしくお願いします。」で締めておくとそれっぽいメールの文章になります。
あとは、
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〇〇大学△△研究科
いぶき
email: □□□□□□□□@□□.ac.jp
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みたいな奥付け(?) みたいなやつをつけておくと完璧です。
教授へのメールのテンプレートはこれだ
以上、教授へのメールの書き方でした。テンプレート的にまとめると、
- 件名は簡潔に、「5/23 地理学続論のレポートの提出」
- 最初は「お世話になっております。〇〇大学の××です。」
- 内容は短文でバシッと区切って書く
- 「返信をお願いしたいです」のように相手のリアクションを書いておく
- 最後は「よろしくお願いします。」
こんな感じです。
あとは、最初にも書きましたがリアクションはとにかく早くです。メモ帳に、「明日、教授にメールを返信する」なんて書くくらいだったら、今すぐにでも返信してしまいましょう。
時間をかけすぎないことが大切だと思います
ここからは個人的なこぼれ話ですが、メールで最もやってはいけないのは、「時間をかけすぎる」ことだと思っています。
1通のメールに10分もかけていたら、1日がすぐに過ぎ去ってしまいます。
なので、予めテンプレートを決めたり「まぁいっか」の精神で、えいやっと提出してしまうのが吉でしょう。
くれぐれも、1日寝かせておこう… なんてしないようにしてください！
